El mapa de ruta que ojalá hubieras conocido antes para dejar de procrastinar y entrar en acción

¿Eres de los que tiendes a posponer algunas de tus tareas porque te parecen aburridas, complejas, largas o no sabes por dónde empezar?

¿Quizás porque te den cierto miedo?

Pues yo también. Es algo normal, no quiero que te sientas frustrado/a por ello.

Está estudiado que los seres humanos tendemos a aplazar todo aquello que no nos produce una recompensa o gratificación instantánea o a corto plazo.

Y coincidirás conmigo en que hay muuuuchas actividades en nuestras vidas que de bonitas, agradables o fascinantes tienen poco.

Labores tan comunes como empezar a trabajar en un proyecto, llamar a alguien o ir al banco a resolver un trámite son acciones que tendemos a dejar para mañana. Y luego para la semana que viene.

Dejas consistentemente todo para mañana, o para después, y te cuesta horrores pasar a la acción o tomar una decisión al respecto.

El problema radica cuando no se conocen los recursos o trucos para evitar procrastinar en tu vida.

Si tú eres una de estas personas, a buen seguro que te va a interesar este artículo.

Voy a darte a conocer, apoyándome en investigaciones y conclusiones de estudios, las principales razones por las que procrastinamos y los principales trucos para evitar procrastinar para que puedas pasar a la acción con mayor facilidad a partir de mañana.

Pero antes, empecemos por el principio.

¿Qué es procrastinar?

Quizás esta sea una palabra que hayas conocido en los últimos años (como me pasó a mí allá por 2014), o que incluso nunca hayas oído, pero a decir verdad la procrastinación lleva entre nosotros mucho más tiempo.

Pero ¿qué es exactamente procrastinar?

Procrastinar NO significa no hacer una actividad en el día de hoy porque has decidido priorizar otras más importantes.

Tampoco hace relación a esperar o dejar algo para mañana.

Procrastinar significa posponer o aplazar una tarea que sabes que debes o deberías hacer por otra actividad que te apetece más, que te resulta más agradable o gratificante pero que es irrelevante en tu vida o no te conduce a ningún lugar.

Procrastinar es postergar algo aun sabiendo que será perjudicial para ti (punto de irracionalidad), generando frustración, insatisfacción y estrés.

Esto suele pasar, sobre todo, con esas actividades del segundo cuadrante de la Matriz de Eisenhower, aquellas importantes pero no urgentes, que son precisamente las más transformadoras y que te podrán conducir a otro lugar en un tiempo.

En los cuadrantes 1 y 3 las personas sobreviven (hacen lo importante y urgente y hacen o delegan lo no importante pero urgente) , en el cuadrante 4 se entretienen en lo no importante ni urgente, mientras que es en el cuadrante 2 donde las personas prosperan, crecen y florecen, realizando actividades importantes y no urgentes.

¿Y dónde suelen estar las personas en su día a día?

Mayoritariamente en los cuadrantes 1, 3 y 4.

Debido a esto, la procrastinación es un hábito en muchas personas, aplazando actividades del segundo cuadrante y optando por otras más gratificantes del cuarto cuadrante (al llegar a casa), debido a la insatisfacción producida por lidiar con actividades del primer y tercer cuadrante (principalmente en el trabajo).

Aquí te presento la Matriz del Procrastinador:

¿Por qué procrastinas tú? Seguramente por varias de las causas que a continuación te presento.

Los 2 tipos de procrastinación

Para entender mejor estas 2 posibles formas de procrastinar, te comparto este divertido y genial video, en el que de forma muy gráfica vas a aprender cómo funciona la mente de un procrastinador:

Como habrás podido entender, existen 2 tipos de procrastinación.

El primero ocurre cuando aplazamos tareas hasta muy cerca de la fecha límite (deadline).

Tim Urban nos cuenta en el video que todos somos procrastinadores (unos más que otros) y que cuando tenemos una fecha límite solemos dejar el proyecto o actividad para el final.

La ley de Parkinson apoya esto. ¿De qué va esta ley?

Ley de Parkinson: El Monstruo del Pánico

La Ley de Parkinson afirma que una tarea crecerá en importancia y complejidad percibidas en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo.

Es la magia del fin inminente del plazo. Si te doy 24 horas para terminar un proyecto, el poco tiempo te forzará a concentrarte en la ejecución y no tendrás más remedio que hacer únicamente lo esencial.

Si te doy una semana para realizar la misma tarea, serán 6 días de hacer montañas de un grano de arena.

Así, la Ley de Parkinson implica acortar el tiempo de trabajo para limitar tus tareas a las importantes.

Es lo que ocurre el último día en la oficina antes de irte 1 mes de vacaciones. Milagrosamente logras dejarlo todo hecho y al día.

Según la Ley de Parkinson (al contrario de lo que suele pensar la mayoría) dejar tus acciones para el final es productivo y te ahorra tiempo, manteniendo en la mayoría de los casos la calidad de la tarea entregada.

Pero Tim hace especial énfasis en la segunda mitad del video en qué ocurre cuando no tenemos una fecha límite. Y ese es el problema real, porque un procrastinador pospondrá su tarea hasta el infinito si no hay un plazo de entrega requerido.

Si bien es cierto que en el video no se muestra una solución para ello, en este post te dejo los principales trucos para evitar procrastinar en tu vida en base a la investigación que he realizado y a mis propias experiencias.

Pero antes, vamos con las razones por las cuales puede que tú procrastines.

Las 7 principales causas por las que procrastinas

1) No tienes clara la tarea o no está bien definida

Esto es capital y me pasa también a mí (poco procrastinador por naturaleza) a la mínima que me descuido.

El no tener claro qué es lo que requiere la tarea hace que, inconscientemente, mientras estás planificando el día, la relegues a los últimos lugares de tu lista de tareas del día y nunca la hagas.

2) La tarea es muy larga o compleja

Un proyecto, escribir un libro, preparar un exámen… son actividades que con sólo nombrarlas se te quitan las ganas de empezar y las dejas para cuando encuentres un mejor momento.

3) No te gusta realizar esa tarea

Estamos de acuerdo: no todos (incluido yo) hacemos todos los días tareas que nos gusten (aunque sean relativas a lo que amamos).

Son ese tipo de tareas que una persona con un vocabulario estándar diría que “le dan pereza” (pereza es una palabra que eliminé de mi diccionario hace tiempo, y que te invito a hacer lo mismo).

4) Miedo al fracaso

Esta causa es quizás una de las más comunes y extendidas. A mí también me pasa en cuanto me descuido.

Ya sea para preparar una presentación que no tiene fecha límite o simplemente quedar para hablar con una persona de autoridad o del sexo opuesto, inconscientemente optamos por aplazar ese momento crucial en el que existe la posibilidad de tener vergüenza, sudoración, estrés y que la actividad no salga como lo habías planeado.

5) La tarea no tiene plazo o fecha límite

Como hemos visto en el video, una de las más comunes razones por las que aplazamos actividades que deberíamos hacer y optamos por hacer otras de mayor gratificación instantánea es el no tener una fecha límite para terminar la tarea.

Si no tengo prisa para terminarla, ¿por qué hacer un poco hoy? ¿Por qué hacer un poco mañana?

6) Sobreplanificación

Sabes que soy un defensor a ultranza de la planificación con agenda, pero una cosa es planificar para hacer y otra distinta es planificar hasta la médula y no hacer nada.

Sobreplanificar es otra de las razones por las que, después de tanta energía y tiempo utilizados, no empezamos con lo planificado, interviniendo la parálisis por análisis.

7) Perfeccionismo

Por último, otra de las causas a destacar por las que puede que procrastines es el querer realizar la tarea a la perfección desde el principio.

Es decir, tenerlo todo estudiado, todas las preguntas respondidas… esto es, tener muy claro el “cómo” hacer la tarea.

Aportes de la ciencia para gestionar la procrastinación

Veamos ahora el problema (y varias soluciones) apoyados desde un punto de vista científico.

El Doctor Timothy A. Pychyl (Universidad de Carleton, en Ottawa) nos habla sobre el estudio que realizó con su equipo acerca de la incapacidad de algunas personas de no pasar a la acción.

Y estas son las interesantes conclusiones a las que llegaron.

El Doctor Pychyl cuenta que cuando encaramos una tarea que encontramos aburrida o difícil o una actividad en donde podemos sentirnos frustrados, experimentamos fuertes emociones negativas.

A su vez nos indica que éste es el punto clave: procrastinar no es un problema de gestión del tiempo (gestionar el tiempo es necesario, pero no suficiente). Procrastinar es un problema de gestión de las emociones.

“El mensaje de nuestra investigación fue claro: una vez que pasas a la acción incluso nuestra percepción de la tarea cambia”, asegura el Doctor.

Y a continuación se hace una pregunta: «entonces, ¿cómo hacemos para crear la magia de “ya he pasado a la acción”?

Su respuesta, después del estudio, fue: “cuando encares una tarea, pregúntate: ¿cuál es el siguiente paso que puedes hacer en esa tarea para avanzar?”

“Define esta acción de la forma más específica posible. Un siguiente paso directo. Cuando la barrera para pasar a la acción es baja, cuando es un simple siguiente paso, estamos mucho más dispuestos a involucrarnos”.

Y concluye: “Finalmente, la psicología ha demostrado que cuando progresamos en un objetivo esta acción alimenta y aviva nuestro bienestar y nuestra motivación. La motivación no siempre va antes de nuestra acción. Normalmente nuestras acciones aumentan nuestra motivación”.

Qué quieres ser de mayor

¿Alguna vez sueñas, Forrest, con quién quieres ser? ¿No se supone que debería seguir siendo yo? – Forrest Gump

Además de todo esto, la procrastinación podría estar relacionada con cómo las personas se ven a sí mismas en el futuro.

Un grupo de investigadores de la Universidad de Stanford, con Pychyl de nuevo a la cabeza, pidió a diferentes personas que imaginaran su vida en un futuro. También les pidió que imaginaran su presente, así como a un extraño.

En todo momento el equipo de investigación monitoreó la actividad neuronal de estas personas.

Como resultado, cuando algunas personas se imaginaron a sí mismas en su vida futura, sus neuronas fueron activadas con el mismo patrón que lo hicieron cuando visualizaban su presente.

Sintieron un alto grado de continuidad con quién serían en el futuro y quién son ahora.

Pero otras personas, al visualizarse en el futuro, activaron un patrón neuronal igual que si visualizaran a un extraño. Como si no fueran a ser ellas mismas.

Así, los investigadores concluyeron que las personas con menos continuidad de su persona en el futuro (que se vieron como extraños) tienden a procrastinar más.

Y personalmente creo que tiene mucha lógica.

Si pospones las cosas importantes en tu vida porque crees que un mejor momento llegará o que ya las harás cuando tengas más tiempo, ganas o situación laboral y no ves que TÚ SERÁS esa misma persona dentro de x meses o años, acabarás en la frustración de dar vueltas en círculo cerrado al eterno camino de la nada.

Es como pensar “ya dejaré a mi futuro yo (alguien) tratar con esos temas». El futuro tú seguirás siendo tú.

Así que este estudio promueve que quizás puedes intentar trabajar en tu procrastinación recordando que tu futuro tú es también tú.

Los 10 efectivos trucos para evitar procrastinar en tu vida (sin fecha límite)

A continuación te presento las soluciones más efectivas para ayudarte a dejar de procrastinar esas tareas que no cuentan con fecha límite (las más difíciles de tratar).

1) Conoce qué y por qué

Identifica qué tareas sueles aplazar y luego hazte esta pregunta: ¿por qué estoy procrastinando esas tareas? A buen seguro que será debido a alguna de las 7 causas vistas anteriormente.

Reconocer que procrastinas (todos lo hacemos en diferentes niveles) y darte cuenta de qué tareas son las que una y otra vez sueles aplazar y qué razón hay detrás te hará definir el problema y ayudar a identificar las soluciones.

2) Divide y multiplica

La solución es muy sencilla (aunque a veces no simple): divide la tarea en pequeñas subtareas,  multiplicando así tus posibilidades de finalizarla.

Recuérdate que no tienes que hacer todo de una vez. Aborda la tarea como “un poco cada vez” y recompénsate al ver que avanzas. De verdad que no hay nada más reconfortante.

Cuando algo general se convierte en más específico la procrastinación se evapora.

3) Sé excelente, no perfecto

Nunca disfrutarás de un escenario en el que dispongas de todas las respuestas – Sergio Fernández

No es necesario ni aconsejable ni realista querer que las cosas salgan perfectas desde el principio. Pienso que el objetivo es más bien que queden perfectas, después de haber aprendido de los errores realizados o del feedback obtenido.

Y eso lleva un tiempo, no es algo con lo que se cuente desde el inicio. Únicamente se aprende habiendo empezado con la tarea.

Lo excelente es enemigo de lo perfecto, así que te propongo que alcances la excelencia al inicio, y la perfección (si es que existe tal cosa) conforme vayas avanzando con la tarea.

4) Asume que fracasarás, como todo aquél que avanza en la vida

Es más peligroso no entrar en acción que equivocarse

Tener miedo al fracaso es razonable, pero no debería ser una excusa para no pasar a la acción.

Nos han enseñado que cometer errores es negativo, que no hay que equivocarse.

Y la realidad es la contraria: cuanto más te equivoques, más aprenderás y avanzarás.

Si eres de los que procrastinan porque temes que salga mal la conferencia, que nadie lea tu artículo o que hagas el ridículo, tengo algo para ti: el verdadero fracaso es equivocarte y no aprender nada de ello.

Dijo Mark Twain que dentro de 20 años no te arrepentirás de lo que hiciste, sino de lo que no te atreviste a hacer.

A partir de hoy asume que de vez en cuando te equivocarás, que te perdonarás y que volverás a intentarlo con una gran lección aprendida.

5) Planifica para no ir a la deriva

Vuelvo a insistir en la vital importancia que conlleva planificar tu día a día.

Si logras convertir la planificación diaria en un hábito, las tareas serán más fáciles de empezar y verás que avanzas, lo que te animará a dejar de procrastinar.

Es un ejercicio de coherencia: hacer lo que has pensado y escrito que harías.

6) No dejes para por la tarde lo que puedes hacer por la mañana

El truco para evitar la procrastinación que te propongo aquí es el siguiente: decide una vez (al menos con 24 horas de antelación) qué día vas a hacer esa tarea que tanto procrastinas y anótalo en la agenda en otro color.

Eso está ahora escrito a fuego: lo haces o lo haces.

Hazlo sólo con aquellas tareas que sabes que no te gustan, que te dan pereza, cierto temor…  y que tiendes a postergar y priorízalas.

Hazlas las primeras del día, en el día que libremente hayas elegido, ya que a primera hora de la mañana tu Fuerza de voluntad es máxima.

7) Ponte fechas límite (si no te las han impuesto) y actúa como si

Como todo objetivo SMART que te plantees, autoponerse una fecha límite (deadline) para terminar la tarea es fundamental.

Y posteriormente actúa como si esa fecha fuera inamovible. Como si te la hubiera impuesto el Papa o el CEO de tu empresa.

Tómate en serio esta deadline y verás como te resulta más complicado procrastinar, ya que el Monstruo del Pánico aguarda detrás de la esquina.

8) Visualízate con la tarea acabada

Otro gran truco para evitar procrastinar en tu vida y pasar a la acción es visualizarte habiendo terminado esa tarea.

Lo puedes hacer cada vez que sigas la solución 2) para dar el siguiente paso.

La visualización, aunque no lo parezca, ayuda bastante a conseguir tus objetivos implementada con otras técnicas como las que estamos viendo aquí. Te lo digo por experiencia.

9) Emociónate

No es lo racional lo que te hace pasar a la acción, si no las emociones.

Así que otra forma de evitar la procrastinación es realizar esa tarea que tanto te cuesta en un lugar inspirador como en un parque, en una cafetería tranquila y con sofás cómodos, etc.

El contexto importa y mucho, a veces más que la propia tarea.

Asimismo quiero que comprendas que entrar en acción es una manera de ayudarte a deshacerte de esa ansiedad inicial que surge cuando pospones tus tareas, algo que probablemente ya hayas experimentado en alguna ocasión.

10) Comprométete en público

Otro de los truquitos para dejar de procrastinar en tu vida es contar a tus amigos, familia o en las redes sociales que el domingo vas a comenzar a trabajar en tu proyecto sobre la comunicación no verbal (por ejemplo).

Hacer esto hará que no te quede otra que pasar a la acción si no quieres defraudar a tus seres más queridos.

10 + 1) Practica mini hábitos

¿Te encuentras frente a frente a la tarea y no sabes ni por dónde empezar?

Es normal, ya que la principal barrera a la hora de hacer cualquier tarea, de la índole que sea, es empezar.

Por esto, una de las mejores soluciones para dejar de posponer tus tareas es la de comenzar pequeño.

Y ese es el core de los mini hábitos: tomar acciones tan súmamente sencillas y breves que incluso en tus peores días seas capaz de hacer.

Recuerda al Doctor Pychyl: cuando encares una tarea, pregúntate: ¿cuál es el siguiente paso que puedo hacer en esa tarea para avanzar?

Toma YA esa acción que estás evitando

En la vida se avanza a base de tomar acción. Ni más ni menos.

Dice Sergio en su superventas Vivir con Abundancia que las personas abundantes entran en acción y como confían en la vida saben que por el camino encontrarán las respuestas.

Te invito a que seas una de ellas. Una de esas personas que ve el mañana como algo incierto y que es consciente de que la principal barrera a la hora de hacer cualquier tarea, de la índole que sea, es empezar.

No es lo que aprendes sino lo que haces con lo aprendido lo que marca la diferencia – Raimón Samsó

El arte de no procrastinar es algo que se aprende y se entrena. Es la suerte que tenemos los humanos: que podemos llegar a hacer casi cualquier cosa si le dedicamos el suficiente tiempo y conocemos los recursos adecuados.

Aquí tienes los recursos en forma de trucos para evitar procrastinar en tu vida. ¿Le dedicarás el tiempo necesario?

Te veo en los comentarios.

Un placer escribir para ti, amig@.

Miguel Ángel