Cómo ser más productivo en el trabajo (y en casa)

Parece que el nuevo milenio ha cambiado nuestra forma de querer hacer las cosas. Cada vez uno quiere abarcar más.

Tienes que trabajar, dedicarte a las labores de casa, no dejar de lado a los amigos, ni las fiestas, ni los planes de pareja, ni las reuniones familiares.

No sabes cómo pero cada semana hay algo nuevo. Un lío nuevo. O un evento inesperado.

Y ahí tienes que estar tú.

Abarcas y abarcas. Y al final, lo mismo de siempre.

Apuesto a que no soy el único que tiene muchos compromisos en mi día a día. Cuando quieres hacer todo y para todos, te frustras al ver que no te da el día.

O la energía.

O la vida.

Tienes una sensación de descontrol brutal…

Hoy te traigo un hábito que sin ser consciente de que lo estaba practicando, sí que era consciente de que es sumamente potenciador y que te servirá para saber cómo ser más productivo en el trabajo.

Hoy te quiero introducir en el mundo de la productividad. En concreto, en la idea de liberar tu mente y utilizarla para lo que realmente es excelente: crear y pensar.

Bienvenido al hábito de quitar espacio de tu disco duro.

Bienvenido al hábito de recopilar y apuntar las cosas.

Tu cerebro es muy bueno pensando pero terriblemente malo recordando cosas

Esta frase no me la he inventado yo. Pertenece a David Allen, autor del Método GTD (Getting Things Done) que por muchos es considerado la mejor metodología de productividad a día de hoy.

Y es que tu mente te recuerda cosas cuando menos lo necesitas y muchas veces no te las recuerda cuando debería recordártelas.

Estoy seguro de que alguna vez te has acordado de algo (por ejemplo comprar un producto en el mercado) cuando estabas en casa o en el trabajo.

Al día siguiente vas al mercado y compras varias cosas pero no la que te acordaste ayer.

Cuando llegas a casa de vuelta, repentinamente te vuelves a acordar de que tenías que comprar ese producto. Y te culpas a ti mismo.

Bien, pues la idea detrás del método GTD es la de tranquilizar tu mente y tener la sensación de control de tu vida

(y no de estrés) para ser más productivo.

Esto se hace mediante los famosos 5 pasos que propuso David Allen.

Pero hoy te quiero hablar sólo del primero.

Quiero también decirte que me estoy leyendo su magnífico libro (en inglés), pero también lo puedes conseguir en castellano con el título Organízate con eficacia

En esta biblia de la productividad moderna, Allen nos habla de lo que se conoce como el estado “mente como el agua”. Seguro que te acuerdas de este video.

Como bien dice Jeroen en este breve artículo:

«es curioso que GTD no define el éxito basado en el número de tareas completadas, sino describiendo el estado de la mente».

Veamos ahora para qué sirve exactamente liberar la mente de actividades, tareas y preocupaciones.

Sensación de control

Los tradicionales sistemas de gestión y organización del tiempo no funcionan correctamente ya que no eliminan esa sensación de estrés que tienes cuando no controlas tus tareas y, como suele suceder, ellas te controlan a ti.

Lo primero que es necesario que sepas es que no puedes gestionar el tiempo.

Ahora bien, lo que sí puedes gestionar son tus prioridades.

Como dice Laura Vanderkam “cada minuto que pasas es tu elección. En lugar de decir no tengo tiempo para hacer x, y o z, di no hago x, y o z porque no es una prioridad (para mí). No tengo tiempo a menudo significa no es una prioridad (para mí)».

No es que tengas falta de tiempo para hacer algo, es que muy probablemente no quieras hacerlo.

Te dejo con su genial video sobre “el calentador de agua roto”.

(aquí te muestro cómo ponerle subtítulos en español y, si tienes poco tiempo, cómo verlo más rápido).

Cómo ganar el control de tu tiempo libre

“No construimos las vidas que queremos al ahorrar tiempo. Construimos las vidas que queremos y entonces el tiempo se ahorra por sí mismo” – Laura Vanderkam

Además de la imposibilidad de gestionar el tiempo, lo segundo que necesitas saber, compañer@, es que hay que transformar las tareas en acciones venideras para obtener resultados concretos.

El gran Peter Drucker dijo que “en el trabajo del conocimiento… la tarea no se supone, sino que ha de determinarse”.

De otro modo, seguirán generándote esa sensación de estrés, porque seguirán siendo tareas pendientes inconcretas.

Aunque de esto nos encargaremos en otro artículo, quiero mostrarte el primer paso para la sensación de no estrés, o también, de control de tu vida para cualquier tarea que quieras hacer.

El hábito de recopilarlo todo

Como dice José Miguel Bolívar “el tiempo que mantienes algo en la mente y la cantidad de cosas que haces al respecto son, por lo general, inversamente proporcionales”.

Hoy te propongo un gran cambio en tu forma de operar: vacía tu mente.

Con esto conseguirás reducir tu estrés y no preocuparte por esas cosas que “tienes que” recordar, que están ahí presentes y que “a ver si no se me olvidan”.

Si adoptas el hábito de apuntar todo lo que pasa por tu mente ganarás en bienestar y tranquilidad, ya que sabes que está todo a buen recaudo.

¿No crees que de esta forma tendrás más control y menos estrés?

Para ello basta con tener unas pocas formas de recopilar la información que va surgiendo cada día en tu cerebro y que quieres mirar, chequear, pensar…

No sé si te habrás dado cuenta, pero casi siempre se nos ocurren las mejores ideas cuando no estamos haciendo nada relacionado con ellas (y generalmente dando un paseo o por la calle).

Ten siempre a mano al menos una «bandeja de entrada»

Pero, como dice Jordi Sánchez, ¿qué pasa cuando estás en el sofá y se te ocurre una idea o algo que tienes que revisar o hacer? ¿Y cuando estás en la cola del bus o esperando al metro?.

Necesitas un sistema, o lo que David Allen llama varias “bandejas de entrada”.

Es algo sencillo, tampoco hay que estudiar Ingeniería , pero se trata de ser organizado.

En mi caso, para todas las tareas o actividades relacionadas con este blog utilizo lo siguiente:

♠ Cuando estoy en casa pero con el PC apagado o no me apetece usarlo, utilizo post-it para recoger esas ideas o tareas que se me han ocurrido hacer.

Si sé inmediatamente el día en que tengo o quiero hacerlas, las escribo en la agenda y me despreocupo de ellas.

Para un genial uso de tu agenda te ayudará esta entrada.

♠  Cuando estoy en casa con el PC encendido, utilizo:

     ♦ documentos de texto (.txt) para información que me puede ser útil y que tengo que revisar, buscar etc.

     ♦ documentos de Word (.docx) organizados en carpetas para hacer listas de ideas y actividades que tengo que hacer al respecto.

♠  Cuando no estoy en casa (o no estoy cerca del PC o cuaderno y boli), yo que soy un chico tradicional, utilizo el Calendario del teléfono móvil para apuntar esas ideas, pensamientos, tareas que recordar… que se me van ocurriendo.

Simplemente programo la alarma del calendario para que ese día cuando llegue a casa o al día siguiente me recuerde que tengo que pasar esa información al PC o a la agenda.

En el caso de que sea de acción inmediata, me recuerda que la tengo que hacer a esa hora. Simple y efectivo.

Pero lo grande de este hábito es que no sólo puedes ser más productivo laboralmente, sino también es muy efectivo para tu vida personal.

Todas las cartas, recibos, facturas, etc. mételas en una de esas bandejas de entrada (puede ser un sobre o un cajón) y procesa la información más adelante (ya veremos en otro artículo cuándo).

Esto, como te comenté, es lo que te propongo hacer para gestionar tu cuenta de gastos.

Adicionalmente, cualquier idea o tarea para realizar referente a ropa, comida, tareas del hogar, etc. apúntala en cuanto te venga a la mente.

Cómo aplicar esto a tu faceta profesional y ser más productivo en el trabajo

Puedes ser más productivo en el trabajo simplemente eliminando de tu mente todas las cosas que tienes que recordar.

A todos nos ha pasado que mientras estás haciendo una actividad en Excel te acuerdas de que tienes que llamar a Fulanita para ver cómo hacéis esa parte del proyecto que tenéis pendiente.

Y 15 minutos después de hacer el esfuerzo de “que no se me olvide llamar a Fulanita” se te ocurre añadir una frase y una imagen al informe en Word que has hecho esa misma mañana y que todavía no has presentado a tu jefe.

Tratas de que no se te olviden estas cosas mientras sigues rellenando información en tu archivo de Excel, pero a los pocos minutos de nuevo te entra la duda de si llamar a Fulanita después o “mejor ahora para que no se me olvide”.

Esto ocurre con sólo 2 ideas o tareas que te han venido a la mente, pero has de saber que por término medio tienes unos 65000 pensamientos diarios (eso sí, la mayoría son inconscientes).

Pero estarás conmigo en que muchas veces tienes 3,4 o más cosas en la cabeza a la vez.

Demasiadas cosas en la cabeza para ser productiv@

Si quieres almacenar todas las tareas e ideas en tu cerebro, corres el riesgo de olvidarte de algunas o, lo que es peor, estresarte al ver que de vez en cuando te acuerdas de ellas de nuevo.

Pero ya no se trata sólo de que te acuerdes de ellas (me considero una persona con buena memoria y suelo acordarme).

Se trata de que esa actividad que estás haciendo en ese momento (con tu archivo Excel, ¿recuerdas?) no la haces productivamente, ya que tu mente no está tranquila.

Es algo tan sencillo como que cada vez que se te ocurran esas geniales ideas o te acuerdes de cualquier cosa, las apuntes en un post it o cuaderno (o en la agenda) y te OLVIDES de ellas hasta que no hayas terminado tu actividad presente (el famoso Excel).

Realmente da igual dónde apuntes esas ideas. Lo importante es que lo hagas y que sepas dónde las has apuntado (tener definidas tus «bandejas de entrada”).

Como dije anteriormente, en mi caso son sólo 3 (post it o agenda, calendario del móvil y PC).

Como ya las tienes apuntadas o agendadas será mucho más fácil que esas cosas no te vuelvas a molestar, preocupar o interrumpir ya que ya has incidido sobre ellas y las procesarás más tarde.

Tendrás la sensación de control. Y eso es una maravilla.

Evidentemente luego hay que procesar esa información.  Pero la clave radica en primero recopilar y apuntar; después, procesar esa información en otro momento.

Te prometo que apuntar todo lo que pasa por tu mente es bastante fácil. Es, como siempre, cuestión de formar el hábito.

Pero sabes que si cualquier hábito te parece complejo o no tienes tiempo de realizarlo tanto como quisieras, he lanzado una mini guía con la solución perfecta.

Puedes acceder a ella sin coste alguno en este enlace:

La magia de los mini hábitos: hábitos para Dummies

Un placer escribir para ti, amig@.

Un saludo.

Ahora tú

¿Eres de los que, como yo hacía, te pasas el día almacenando ideas y tareas en tu cerebro? Si te ha parecido de fácil aplicación este hábito de apuntarlo todo, liberar tu mente y así ayudarte a ser más productivo en el trabajo, te animo a que se lo hagas saber a tus amigos y amigas por Redes Sociales.