Todo lo que desconoces para gestionar todo lo que surge sin estrés

He de admitir que contaba en mi habitación de Madrid con un libro finito y “de niños” que nunca abrí ni para ver de qué trataba. Lo único que recuerdo es ver su portada de vez en cuando.

Qué cosas tiene la vida que, viviendo en Dublín, ya con 32 años, en un viaje a Málaga, me encuentro con un ejemplar de dicho libro en la librería de la estación de tren.

Seguía siendo un libro finito pero ya era totalmente consciente de que no era un libro “de niños”, por lo que decidí comprarlo y leerlo.

Te estoy hablando de El Principito, ese libro para adultos escrito para niños. En él se puede leer estas palabras:

Los hombres cultivan cinco mil rosas en un mismo jardín y no encuentran lo que buscan… Y sin embargo, lo que buscan podría encontrarse en una sola rosa.

 

Hoy, además del significado estándar que se le puede dar a esta bella frase, quiero llevarme la sabiduría de estas palabras a mi terreno: la efectividad personal, para compartirte cómo gestionar los imprevistos sin estrés.

Cómo gestionar los imprevistos sin estrés

La persona inteligente aprende de sus errores. La sabia, de los errores de los demás

Y es que durante años fui una persona a la que le gustaba hacer 2 o más cosas en paralelo. Era el típico que si hubiera leído algún libro (la verdad es que no leía nada), habrían sido 2 a la vez (uno por la mañana y otro por la noche).

Era también el típico que no sabía gestionar los imprevistos, y dejaba de lado cualquier cosa que estuviera haciendo (incluso si era importante) para atender la novedad, eso que surgía.

Era esa clase de persona que en el trabajo le gustaba aparentar ser eficiente (hacer mucho) y estar ocupado. Me chiflaba escribir rápido en el teclado (nunca lo he llegado a conseguir) y parecerme a esos informáticos que aparecen en Matrix o en cualquier otra película, que en 1 minuto han hackeado el Pentágono.

Y sin embargo, con el paso del tiempo me di cuenta de que eso no me llevaba nada más que a desligarme de mi ritmo natural, de mi forma de ser y a aumentar mi nivel de agobio y estrés. (Nota: aunque no lo parezca, si escribes una línea de texto muy rápido y te equivocas 2 veces, has tardado más que si la escribieras con calma. Te invito a que hagas la prueba).

También era de esa clase de personas que hacía 2 o 3 cosas a la vez y no terminaba ninguna. Me decía: “mañana las termino”, y mañana nunca era como lo había pensado.

Te cuento todo esto porque quizás puedas aprender de mis errores, mi experiencia y mis aprendizajes en este tema y lograr así convertirte en una persona que sabe gestionar los imprevistos sin estresarse.

Los 3 pilares para aprender cómo gestionar los imprevistos sin estrés

Y sin embargo, lo que buscan podría encontrarse en una sola rosa

Volviendo a la frase de El Principito, y llevada a la efectividad personal, te invito a compartir el significado que le yo doy:

Los hombres cultivan cinco mil rosas (cinco mil tareas) en un mismo jardín (su mente) y no encuentran lo que buscan (control) … Y sin embargo, lo que buscan podría encontrarse en una sola rosa (tarea que están haciendo en ese momento).

Siguiendo esta filosofía, te propongo reflexionar sobre lo que AHORA hago en mi proyecto y en mi trabajo por cuenta ajena y que te propongo con todas mis fuerzas que pruebes tú a hacer. 

A) Una cosa a cada momento

Puedes tener cinco mil tareas en tu cabeza, o incluso en un papel escritas, pero lamentablemente (o afortunadamente) sólo puedes hacer UNA con atención.

Está estudiado que cuando intentamos hacer 2 o más tareas a la vez (que no sean hábitos inconscientes como atarse los zapatos o respirar) lo que hace nuestra mente es dar ”saltos de atención“ de una tarea a otra. Así, no estás concentrado ni a una cosa ni a la otra. 

Esto es lo que sucede con la multitarea cuando, por ejemplo, estás escribiendo un email y hablando por teléfono con otra persona, algo que es totalmente inefectivo.

Por tanto, hacer una cosa a cada momento es el primer paso para lograr estar profundamente concentrado en eso que estás haciendo. 

Centrarse sólo en la tarea que estás haciendo ahora mismo yo lo veo como una manera de prestarle mi atención, mi amor, mi cariño a esa tarea, como si fuera una rosa a la que estoy regando. Como si fuera la rosa de El Principito.

B) Todo lo que surge tiene su lugar

Ahora vamos a un nivel más. Quizás este sea el aspecto menos aplicado hoy en día a la hora de gestionar los imprevistos sin estrés.

Estás en tu trabajo o teletrabajo haciendo una cosa a cada momento y de repente te entra un email con algo urgente o simplemente te surge un imprevisto en casa. Ya tenemos el “lío armao” ¿verdad?

Puedes hacer físicamente una cosa a cada momento y aún así estar pensando mentalmente todo lo que te queda por hacer, o en cómo vas a hacer la siguiente tarea. Esto, de nuevo, no es centrarte en una sóla cosa, sino en varias a la vez.

Por ello, lo que te propongo es lo siguiente: a lo que va viniendo a lo largo del día, para 30 segundos y asígnale un lugar en tu cola de trabajo.

No sabes la cantidad de quebraderos de cabeza que ahorrarás y de sensaciones negativas que dejarás de sentir (además de tiempo ahorrado) haciendo este paso.

El tener varias cosas en la cabeza, sin un orden y no saber gestionar ese “aún me queda mucho por hacer” es una de las peores sensaciones que puedes sentir en tu vida profesional, porque te preocupas por algo de lo que no te puedes ocupar EN ESTE MOMENTO.

Esas tareas urgentes seguirán siendo urgentes y esos imprevistos seguirán siendo imprevistos, pero te acabas de quitar de encima un gran peso mental al tener ya claro cuándo te vas a dedicar a ellos (algunas veces, esto implicará dejar de hacer lo que estás haciendo y ponerte con la nueva tarea).

C) 2 pasos para ocuparte de los imprevistos sin estrés

Como ves, es crucial que seas consciente de que lo único que existe es el ahora y que nunca hiciste algo o tomaste una decisión que no ocurriera en el presente (en ese momento presente). Por tanto, lo único que realmente puedes hacer ante cualquier imprevisto, urgencia o nueva tarea que debas realizar es seguir estos 2 pasos:

Paso 1: ¿es necesario que me ocupe de esto hoy?

Como acabas de aprender, dedícale 30 segundos o el tiempo que haga falta a decidir si la nueva tarea es tan urgente como para hacerla hoy o si, por el contrario, se puede dejar para otro día.

Paso 2 (si decides que es necesario hacerla hoy): ¿en qué orden lo pongo en mi cola de trabajo?

Es vital que tengas un papel, post-it, bloc de notas o el medio que quieras (incluso electrónico) para apuntar las tareas relacionadas con tu trabajo que tienes pendientes de hacer en el día de hoy.

Así, ante cada nueva tarea, simplemente asígnala (en relación a su urgencia percibida) un orden en esa cola de trabajo.

Paso 2 (si decides que no es necesario hacerla hoy): añádela a una lista de pendientes (ahora verás qué es esto) o agéndala para otro día de la semana

Este paso no requiere de mucho más explicación 🙂

Ahora vamos a ver qué 2 únicas herramientas son necesarias para llevar organizadas para los días venideros tus tareas del día y las que van surgiendo por el camino.

Las 2 herramientas para llevar un control de tus tareas (y que ayudarán a gestionar los imprevistos sin estrés)

Agenda del día

Se trata de planificar tu día (yo lo hago por la mañana temprano, antes de empezar a trabajar), tanto para tu trabajo como para tu vida personal. 

Puedes hacerlo en un bloc de notas (como yo) con ayuda de la agenda (en donde tengo apuntadas las citas, recordatorios, reuniones y eventos que no me debo olvidar).

En mi caso, hago 3 columnas con “Personal”, “Proyecto” y “Trabajo” y planifico (con un orden) las tareas que quiero hacer cada día en cada área.

Lista de pendientes

En esta lista, que en mi caso es un folio, apunto todo lo que va surgiendo al cabo del día para hacer y que no tenía contemplado en mi agenda del día.

En mi caso, hago 3 columnas con “Personal”, “Proyecto” y “Trabajo”. 

¿Para qué sirve esto? Para liberar de tu mente cualquier carga y llevarlo al papel de una forma organizada y donde sepas que no te vas a olvidar.

Cada vez que planifiques tu día siguiente, puedes revisar esta lista (sobretodo lo parte de “Trabajo”) para que no se te pase nada.

Igualmente, cada vez que planifico mi semana, reviso esta lista de pendientes para ver qué incluyo en esa semana, sobretodo en las áreas “Personal” y “Proyecto”. Explicarlo parece más complicado y sofisticado que hacerlo, así que te invito a probarlo.

Deja de ser presa de los imprevistos de cada día

Con todo lo anterior espero que tengas alguna nueva idea para gestionar esos imprevistos que van surgiendo sin estrés, esos momentos en los que te ves sobrepasado, con la cabeza a mil por hora y con un descontrol total del día.

Y recuerda que cinco mil rosas en un mismo jardín podrían no bastar para encontrar lo que se puede encontrar en una, así que valga este post para poner las cinco mil ideas de la cabeza en un único lugar.

Y tú, ¿eres presa de los imprevistos cada día? Cuéntamelo con un comentario y me comprometo a estudiar tu caso en concreto.

Un placer escribir para ti, amigo/a.

Miguel Ángel