Mega guía práctica para eliminar distracciones en tu móvil y PC

Día normal en la vida de cualquier persona normal. Suena el despertador del móvil. Te despiertas. Después de desactivar el despertador, miras la hora en el móvil y de paso aprovechas para chequear los 3 nuevos whatsapps que ya tienes (son las 6:30 de la mañana y parece que varios de tus contactos tenían cosas importantes que decirte ayer de madrugada) y a continuación revisas los 2 nuevos emails que Outlook te ha avisado que ya tienes.

Te levantas después de 10 minutos y la cabeza como un bombo, después de no haber contestado a ninguno de los 2 emails y a sólo 1 de tus contactos.

Desayunas (hoy parece que tienes tiempo para ello) y piensas en esos 2 emails que te esperan nada más llegar a la oficina.

Llegas al trabajo después de estar 45 minutos en tren revisando Instagram (¡hay que ver que invento esto de las stories!) y nada más sentarte en tu puesto revisas de nuevo tu Outlook, siendo 11 los nuevos correos de la bandeja.

Mientras estás respondiendo al tercero de ellos, te sale una notificación arriba a la derecha de que tienes un nuevo correo entrante.

Lo abres y es algo urgente para tu superior. Dejas a medias el otro email y te pones con él.

Entretanto, vibra tu móvil con 1 nuevo mensaje de Facebook Messenger de tu mejor amigo, con una propuesta para ir el finde de acampada en Los Alpes. Dejas volar tu imaginación por un momento. Los Alpes… Lo dejas para luego porque ahora estás ocupad@.

Cuando estás cerca de terminar todo lo que te ha pedido tu superior en el email, te comenta tu compañero de equipo que llegas tarde a la reunión diaria de las 10 (aquella en la que nunca se habla de nada interesante ni útil, pero que dura 45 minutos).

Cuando vuelves a tu puesto de trabajo, tu superior está que trina en el Skype, apelando que llevas más de 1 hora para contestarle.

A todo esto, la bandeja de entrada no hace más que subir, con 21 emails nuevos.

Terminas lo pedido por tu jefe y… ¿ahora por dónde sigo?

De repente te vibra el móvil, con otro whatsapp de tu amigo sobre los vuelos para esa escapada a los Alpes.

Infoxicación al poder

La anterior historia no es demasiado exagerada y estoy seguro de que alguna vez te ha ocurrido algo similar.

La propuesta que te traigo hoy aquí no es cómo gestionar este tipo de situaciones. Más bien, cómo tratar de evitarlas.

La realidad es que estamos infoxicados (intoxicados de tanta información). Y creo que va siendo hora de adecuar tu vida a esta realidad, que ya sé que conoces, pero que posiblemente aún no has tomado medidas al respecto.

La idea es la siguiente: si no disminuyes y gestionas ciertas distracciones y erradicas otras muchas, tus días seguirán siendo un caos mental y productivo, sea lo que sea a lo que te dediques durante el día. Y no olvides que tus días no son más que tu vida en miniatura.

Como puedes ver en la situación del inicio de este artículo, esa persona no controla su día, si no que más bien los demás controlan su tiempo, sus prioridades y por ende, su vida.

Desde luego que hay ciertas tareas que serán más urgentes y de las que no te podrás librar pero estoy seguro de que las ideas que te traigo a continuación te vas a servir para dejar de parecerte a la persona aquí descrita y empezar a, sin darte cuenta, comenzar a dominar más tu vida y sacar tiempo de donde aparentemente no lo hay.

Vamos con ello.

¿Distraído yo? Espera que lo chequeo

Imagina que estás en una barca en medio del Atlántico y ésta tiene un agujero por donde entra agua. ¿Te pondrías a trimar las velas para tener el viento a favor y así poder llegar más rápido a la tierra más cercana o preferirías dedicarte a intentar tapar el agujero?

Con tu productividad sucede lo mismo. Dedicarte a hacer menos cosas, a hacer uso de técnicas de productividad, a utilizar el método GTD e intentar sacar 10 minutos extra en cada hora es genial, pero si no va acompañado de una eliminación (de algunas) y disminución de (otras) distracciones, lo anterior sirve de muy poco, y al final sigue entrando agua por el agujero del barco.

Por ello te invito a detectar cuáles de los siguientes ladrones de tiempo son parte activa de tu día a día y qué acciones te propones llevar a cabo a partir de hoy para, si lo deseas, tu tiempo comience a tener el valor que deseas que tenga.

Los mayores ladrones de tiempo de tu teléfono móvil

Las distracciones es todo aquello en lo que te molestas a ti mismo

Todo lo que te voy a invitar a implementar en este artículo es bajo la premisa de que no tienes un negocio online, una tienda o una plataforma web que quieras promocionar en internet, ni que trabajas de Community Manager o algún puesto similar.

Si es así, algunas de las siguientes proposiciones no aplicarán en tu caso 🙂

También quiero decirte que no estoy en contra del buen uso de las redes sociales. De hecho yo las uso y me permite estar conectado con gente que no veo habitualmente. Esto, sin embargo, no quiere decir que me convierta en un títere sin control de mi tiempo ni de mis decisiones, como le pasa a muchas personas que conozco.

Dicho esto, aquí van múltiples nuevas ideas para evitar distraerte y perder foco en tus tareas y proyectos.

1) Redes Sociales en tu teléfono móvil

1.1) Instagram y muro de Facebook

A parte de que ambas te crean dependencia (ya sólo por eso podrías disminuir su uso), te invito a dedicar un momento determinado en el día y un tiempo limitado a revisar tu Instagram y tu muro de Facebook por motivos de productividad y enfoque.

En mi caso, cuando dejé paulatinamente de infoxicarme, chequeaba el muro de Facebook después de comer (unos 15 minutos) y luego por la tarde-noche antes de preparar la cena (otros 15 minutos).

También te propongo (y más importante que lo anterior) no revisar estos dos enemigos públicos de la productividad a la vez que estás realizando alguna tarea, bien sea personal o profesional. Esto, que parece una obviedad, no es tan fácil de conseguir cuando tienes alertas en el móvil, éste vibra con cada nueva noticia o incluso suena como un grillo.

Amigos vs Contactos

Con todo lo anterior, la mejor solución para disminuir el tiempo en el muro de Facebook es eliminar a todos esos «amigos» con los que ya no hablas y de los que no te interesa saber más de ellos, y quedarte con los pocos que realmente contribuyen a tu vida.

Verás como el muro de Facebook, de repente, te parece más interesante a la par que resumido. Lo mismo te ocurrirá con Instagram.

Puedes hacerme caso o seguir muriéndote de envidia con tu amigo Pedro, que era compañero de la universidad, hace 15 años que no sabes nada de él y acaba de poner unas fotos increíbles de su boda en Nueva Zelanda.

1.2) Twitter

De la red social del pajarito no te diré mucho más que yo que tú dejaría de utilizar Twitter a capón y empezaría a usar TweetDeck (es gratis).

No es más que una herramienta oficial gratuita creada por Twitter para gestionar las novedades de varios de tus seguidores desde un solo escritorio o panel de control, ya sea desde tu PC o teléfono móvil.

Es decir: en vez de chequear un muro interminable de tweets, desde TweetDeck puedes seleccionar las personas que más sigues y en las que más interés tienes, y conocer sus novedades en estricto orden.

Sin duda ahorrarás decenas de horas al mes cada vez que utilices TweetDeck, además de tener la información mucho mejor organizada.

1.3) Whatsapp

Esta red social (que así lo es) te consume más de una decena de horas a la semana sin apenas darte cuenta.

La gestión que aquí te propongo es la misma que la de un email o de la Facebook Messenger, y espero que te quede bien claro: EL MOMENTO PARA RESPONDER A TUS CONTACTOS LO ELIGES TÚ, NO WHATSAPP.

De este modo, por favor elimina cualquier notificación al respecto. Tú decides cuándo te viene bien chequear si tienes algún nuevo mensaje.

No sabes la cantidad de tiempo y de concentración que quitan estas dichosas notificaciones.

Otro punto que te propongo es contestar en el momento que lees algún mensaje nuevo. ¿Cuántas veces se te ha olvidado responder a alguien porque lo has dejado para luego? Normalmente “para luego” suele ser “nunca”.

Si en algún momento puntual piensas que es mejor contestar después o te falta la información para tu respuesta, anótatelo en la agenda (espero que a estas alturas ya utilices una) o en tu propio teléfono (Calendar) o en cualquier bloc de notas que utilices, ya sea físico o digital.

Por último, hazte hoy un favor y deja de unirte a más grupos de Whatsapp. Si las notificaciones de las conversaciones individuales ya son un peligro para tu concentración e higiene mental, no quiero decirte lo que supone que cada 10 o 15 segundos (literalmente) tengas a alguien molestándote.

Si es necesario crear el grupo, puedes ir leyendo sus comentarios todos de una vez cuando así lo decidas, en vez de constantemente chequear qué ha escrito cada uno.

Repercusiones de no chequear tanto el Whatsapp

Probablemente te hayas preguntado cómo vas a revisar el Whatsapp sólo en determinados momentos, si tus contactos te escriben a lo largo del día.

«¿Y si es importante lo que me quieren decir?»

¿Y si necesitan mi respuesta en pocos minutos?

Que te llamen. Fin.

Te quiero invitar a pensar como tú lo harías si estuvieras en la situación opuesta. Imagina que tienes algo urgente que decir a tu mejor amig@. ¿Se lo dirías por Whatsapp? Si es así y no te responde en, digamos, 5 minutos, ¿qué harías? Seguramente, lo que una persona normal: llamarle.

Personalmente, te invito a tener el móvil con sonido aún en el trabajo, siempre que te lo puedas permitir por política de empresa.

Se trata de crear como un sistema de filtros para que no sea sencillo contactar contigo.

Ni por email, ni por redes sociales, ni por whatsapp… si es urgente que te llamen. Si no lo es, que esperen a que revises a tu conveniencia todo lo anterior.

Sólo en las situaciones en las que realmente requieras concentración máxima y cero distracciones por un breve período de tiempo te propongo dejar el móvil en silencio.

Por último, decirte que actualmente chequeo el Whatsapp de mi móvil 2 o 3 veces al día (hay días que sólo 1 vez) y nadie me ha amenazado por ello. No ha pasado nada. Todos obtuvieron contestación y no me he perdido ningún plan ni he quedado mal con nadie.

Pruébalo. Ocurre como con una montaña rusa. Es más la impresión inicial que otra cosa.

Cómo desactivar las notificaciones de Whatsapp en tu móvil

Paso 1: abre la rueda dentada de arriba a la derecha de tu pantalla y selecciona Configuración (Settings en inglés).

Paso 2: selecciona Notificaciones (Notifications en inglés).

Paso 3: selecciona las opciones mostradas a continuación:

Tono de notificación –> Silencio

Vibración –> No

Notificación de pop up –> No pop up

Luz –> No

Utilizar notificaciones de alta prioridad –> Desactivado

2) Notificaciones de tu teléfono móvil

2.1) Notificaciones de cualquier App

Es tan intrusivo como improductivo el tener las notificaciones de tus aplicaciones móviles activadas.

Cualquier cosa que estés haciendo en el móvil dejará de tener tu concentración cuando arriba de la pantalla te salga un mensajito notificándote otra cosa totalmente distinta.

Si esto sucede cuando no estás utilizando el teléfono móvil es todavía más grave (cuando tu móvil se ilumina, suena o vibra ante cualquier notificación de App entrante).

Te invito a navegar unos segundo por el menú de tus aplicaciones y desactivar todas sus alertas o notificaciones (suelen estar en la opción Configuración o Settings en inglés). Tu higiene mental lo agradecerá.

2.2) Notificaciones de Facebook Messenger

Conozco a pocas personas que revisen sus mensajes de Facebook cuando así lo desean y no cuando Facebook se lo dice.

Hacer lo segundo te hará perder concentración en lo que estuvieras haciendo (tanto en el móvil como fuera de él) y hacer lo primero te hará ganar un valioso tiempo porque, como se ha estudiado, cada vez que nos interrumpen con algo (en este caso un nuevo mensaje en Facebook Messenger) tardamos aproximadamente 10 minutos en volver a concentrarnos plenamente en la tarea que estábamos realizando.

Cómo desactivar las notificaciones de Facebook Messenger en tu móvil

Paso 1: ve a la parte superior derecha de la pantalla (tu foto de perfil).

Paso 2: selecciona Notificaciones y sonidos (Notifications & sounds en inglés) en el menú desplegable.

Paso 3: selecciona las opciones como te muestro a continuación:

Vista previa de notificaciones –> Desactivado

Vibración –> Desactivado

Notificaciones de historias –> Desactivado

Notificaciones de mensaje de página –> Activado

Luz –> Desactivado

Botón de mensaje sin leer –> Desactivado

Los mayores ladrones de tiempo de tu PC

1) Notificaciones de tu PC

1.1) Notificaciones de Outlook o Gmail en tu vida personal

Cuando estás en casa en tu PC haciendo cualquier tarea, un error muy común es dejar abiertas las pestañas de tus proveedores de email, chequeando cada momento de indecisión tu bandeja de entrada.

Las consecuencias de esto son la pérdida de foco si estás dedicándote a alguna tarea que requiere de tu completa atención, así que ya sabes, fuera notificaciones de Outlook o Gmail.

Como extra de este punto, te invito a descubrir en estos 2 pequeños videos que grabé acerca de cómo hacer que Hotmail trabaje por ti en 5 minutos y cómo hacer que Gmail trabaje por ti en 5 minutos con el uso de la función Filtro que ambos incorporan.

Adicionalmente te propongo hacer uso de estas reglas básicas para mantener tu bandeja de entrada vacía (super útil).

Cómo desactivar las notificaciones de Outlook en tu PC

Paso 1: ve a la parte superior derecha de la página y haz clic en la rueda dentada.

Paso 2: haz clic en Ver toda la configuración de Outlook.

Paso 3: selecciona las opciones como te muestro a continuación:

Cómo desactivar las notificaciones de Gmail en tu PC

Paso 1: ve a la parte superior derecha de la página y haz clic en la rueda dentada.

Paso 2: ve a la pestaña General y selecciona las opciones como te muestro a continuación:

1.2) Notificaciones de Outlook o Gmail en el trabajo

Una de las formas más simples de arruinar tu productividad y concentración en el mundo laboral es tener activada la notificación de nuevo email en tu PC del trabajo.

He de reconocer que es algo muy común y que yo pequé del mismo error hace 3 años.

También reconozco que te puede dar cierto apuro no saber cuándo te llegan los nuevos emails (sobre todo si son por motivos de trabajo).

Sin duda, también te dará cierto apuro tardar 1 hora en hacer una tarea de 20 minutos si estás constantemente distraído por esos regalitos en forma de bomba que te notifica Outlook cada vez que hay novedades en tu email.

Lo que te propongo es que elimines esta alerta y que revises el email del trabajo cuando tú decidas. Si estás ocupad@ haciendo algo, termina ese algo antes de nada. El email se puede chequear después y nadie morirá en el intento.

Te animo a que lo hagas sólo 1 día y veas qué resultados obtienes. Yo llevo 8 meses revisando mis emails del trabajo 3-4 veces al día y todavía no me he perdido ningún evento, reunión, mensaje importante o similar.

Depende de la cantidad de correos electrónicos que te lleguen al día tendrás que aumentar este número de revisiones del email, pero ya sabes la regla: chequearlo cuando tú decidas que es oportuno, no cuando Outlook te lo diga.

Acerca de las pestañas

Un error muy habitual es (de nuevo) dejar la pestaña de tu email abierta. Eso no hará más que (en momentos de poca frescura, indecisión o duda) incitarte a revisar la bandeja de entrada de nuevo “por si hay algún nuevo mensaje” (como si hubiera dentro de ti un gen masoca).

Por favor, hazme caso y cierra la pestaña cada vez que hayas revisado tu email. Ya la abrirás de nuevo después.

La forma de quitar estas notificaciones puede variar dependiendo de la versión de Outlook que tengas instalada en tu oficina, pero no distará mucho de los pasos mostrados en el punto anterior.

Si por el contrario utilizas Gmail en tu oficina, los pasos a dar son exactamente los mismos que los señalados anteriormente.

1.3) Notificaciones de nuevo mensaje interno en el trabajo

Con esto me refiero a esos programas que se usan para contactar con compañeros de tu equipo y de otros departamentos de la empresa, tipo Google Hangouts, Communicator, Skype for Business, etc.

Cada vez que alguien te pinga, por defecto, te aparecerá una pop up, un mensaje, un numerito, un globo o cualquier otra cosa avisándote de ello.

De nuevo, te propongo desactivar esto (como tengo yo hecho) y revisar quién te ha escrito cuando tú así lo decidas. De otra forma comenzarás (sin darte cuenta) a priorizar las tareas de los demás por delante de las tuyas.

Cómo desactivar las notificaciones de Hangouts en tu PC

Paso 1: ve a la parte superior derecha de la página y haz clic en los 3 puntos. Después, selecciona Opciones (Options en inglés) como te muestro a continuación:

Paso 2: asegúrate de que Notificaciones (Notifications en inglés) está desactivado.

1.4) Notificaciones de Facebook, Instagram, Twitter y compañía

¿Has visto alguna vez ese pedazo de pop up lateral que te aparece cuando alguien ha hecho “Like” en alguna de tus publicaciones? No te parece intrusivo y que promueve tu distracción?

Tranquil@, no está todo perdido.

Básicamente, la razón por la que te sugiero desactivar estas notificaciones es la misma que por la que te propongo suprimir las notificaciones de tu Whatsapp: dejar de dispersar tu concentración con las prioridades, antojos, gustos y novedades de los demás.

De nuevo, esto no significa que no les hagas caso a tus compañeros, amigos y familia, si no que tú eliges cuándo hacerles caso.

Cómo desactivar las notificaciones de Facebook en tu PC

Paso 1: ve a la parte superior derecha de la página y haz clic en el triángulo. A continuación selecciona Configuración.

Paso 2: ve a Notificaciones. Verás que aparecen las 4 maneras que Facebook tiene para notificarte. Ve a la primera («En Facebook») y haz clic en Editar.

Paso 3: selecciona las opciones como te muestro a continuación. Ten cuidado ya que cuando pone «Activar» significa que la opción está desactivada. Te recomiendo dejarlo tal y como lo ves aquí abajo.

Paso 4: está opción de Facebook me parece una de las mejores formas de arruinar tu productividad. Es acerca de parar las notificaciones que Facebook te envía por correo cuando algo nuevo ocurre (un bombardeo de emails, vamos).

Selecciona las opciones como te muestro a continuación. De nuevo, ten cuidado ya que cuando pone «Activar» significa que la opción está desactivada. Te recomiendo dejarlo tal y como lo ves aquí abajo.

Paso 5: si la anterior opción era malvada ésta es diabólica. Estas son las famosas pop ups que te aparecen en el PC cuando estás haciendo cualquier cosa que nada tiene que ver con Facebook.

En el caso del móvil, son las notificaciones que se te muestran en la pantalla de inicio del teléfono. De nuevo, ten cuidado ya que cuando pone «Activar» significa que la opción está desactivada (que es lo que te propongo).

Paso 6: para desactivar las notificaciones por SMS selecciona Desactivado.

2) Redes Sociales en tu PC

Aquí te propongo dos soluciones para eliminar esas distracciones perennes que son las redes sociales en el PC cuando estás realizando cualquier otra tarea.

La primera de ellas es cerrar las pestañas de Facebook, Twitter, Pinterest, etc cuando no las estés usando. ¡Nunca las dejes abiertas! De otra forma, aunque sólo sea en el encabezado de la pestaña, te notificará un nuevo Like, mensaje o publicación.

Sin embargo, la mejor forma para combatir esto y conseguir que no te enredes en las redes es mediante alguna de estas herramientas online, que bloquean las redes sociales (y páginas web) que tú decidas y por el momento de tiempo que tú prefieras.

Ya no hay excusas para dispersarte cuando estás en el PC y sentirás cómo tienes un mejor control de tu tiempo. Haz la prueba.

El otro componente esencial

Además de todo lo citado anteriormente, también hay que tener en cuenta otro componente: el estrés.

¿O acaso no te estresas cuando estás haciendo una cosa, y te aparece un pop up con un nuevo email que te pide otra urgentemente y segundos más tarde te escribe alguien por Skype Business del departamento de calidad pidiéndote otra cosa diferente?

No hay peor sensación que saber que debes hacer algo y que no puedes hacerlo en ese mismo momento.

Entre estar continuamente estresado y tener información de todo, o estar centrado por un tiempo en mi trabajo desconociendo quién me ha contactado y su urgencia, prefiero lo segundo.

Ya te encargarás de ello cuando termines lo que tienes entre manos. Y ya te darás cuenta de que todo, para todos, es urgente (aunque en la mayoría de los casos no lo es).

Piénsalo de la forma opuesta: ¿hay alguien que te vaya a decir que lo suyo no es urgente y que te encargues de ello cuando te hayas encargado de lo de todos los demás?

Conclusión

Las personas de éxito se centran en aprender. Las demás, en entretenerse

No sé lo que entenderás por éxito, porque como dice Mario Alonso Puig, es un concepto que habría que redefinir. Desde mi punto de vista, ser exitoso es ser mejor persona y hacer las cosas un poquito mejor que ayer. Día a día.

Así, lo que te he propuesto aquí es ser consciente de en qué y en quién quieres utilizar tu tiempo, defenderlo, y definir tiempos específicos para tus distracciones.

Ahora ya sabes cómo desactivar las notificaciones de Facebook, de Whatsapp o de tus emails. Y recuerda el lema: no te enredes en las redes. ¡A por ello!

Un placer escribir para ti, amig@.
Miguel Ángel