Por experiencia personal he podido identificar que hay una gran carencia de organización diaria en la vida de muchas personas.
Sin embargo, la inmensa mayoría de los que sí planifican sus días lo hacen desde la perspectiva «micro», con una visión de «la foto pequeña» de sus vidas. Yo era de los que estaba en este segundo grupo.
Sirva pues este post para tod@s aquell@s que les gustaría saber cómo ser más organizados en su día a día y para todos aquellos que, como yo hace tiempo, no saben más que organizar sus vidas de 24 horas en 24 horas.
Te presento a continuación una maravilla: una belleza de herramienta llamada Agenda de Cuarta Generación. El principal beneficio que obtendrás al aplicarla es que, cada semana, realizarás tareas o actividades que son importantes para ti y que están alineadas con lo que quieres conseguir en la vida.
Te lo cuento a continuación.
La Agenda de Cuarta Generación: 5 pasos para transformar tu organización personal
Paso 1: IDENTIFICACIÓN DE ROLES (en una hoja)
Se trata simplemente de «ponerte el sombrero» en los diferentes ámbitos de tu vida. Tú como hijo/a, Tú como padre/madre, Tú como trabajador/a, etc
En mi caso, he identificado 8 roles actualmente:
+ Como pareja
+ Como hermano
+ Como hijo
+ Como trabajador por cuenta ajena
+ Como emprendedor de Enciendemivida
+ Como aprendiz/estudioso
+ Como amigo
+ Como ser humano
¿Es un paso simple verdad? Vamos a por el segundo, que es donde comienza la magia.
Paso 2: IDENTIFICACIÓN DE METAS A LARGO PLAZO (en la misma hoja)
Este paso trata de identificar 2 o 3 resultados a largo plazo que quieres conseguir en cada rol para avanzar (perspectiva general de tu vida y sentido de dirección).
Te darás cuenta de que la mayoría de estas metas están englobadas en el cuadrante 2 de la Matriz de Eisenhower: lo importante no urgente.
Estos 2 pasos los puedes realizar una vez por año, o una vez cada 6 meses, y volver a definir nuevamente metas a largo plazo (algunas serán iguales y algunas quizás cambien).
Nota: Los pasos 1 y 2 tienen que ver con el LIDERAZGO PERSONAL, y te dan una idea de comenzar con un fin en mente.
Paso 3: SELECCIÓN DE METAS A CORTO PLAZO (1 SEMANA) (en otra hoja)
En cada rol, selecciona 1, 2 o 3 metas semanales que estén relacionadas con tus metas a largo plazo. Puede que alguna semana no todos los roles estén presentes, pero la idea es tratar de tener un equilibrio entre todos ellos, ya que TODOS forman parte de ti.
Habrá algunas otras tareas que también debas incluir en esa semana, y que serán de otros cuadrantes (del 1 idealmente), aunque puede haber alguna del 3. Intenta no incluir ninguna del cuadrante 4.
Es vital que, cada semana, priorices y selecciones tareas o actividades relacionadas con el Paso 1 y con el Paso 2 en su mayoría (sino, esta herramienta no es efectiva).
Este paso lo realizo personalmente todos los domingos, ya que suele ser el día ideal para la planificación y la reflexión individual.
Paso 4: PLANIFICACIÓN SEMANAL (en la agenda o calendario móvil)
Esta cuarto paso trata simplemente de ubicar en cada uno de los 7 días de la semana las actividades del Paso 3.
Como consejo personal, si no estás acostumbrado a ello, las primeras semanas que hagas este ejercicio procura seleccionar en el paso 3 muy pocas tareas, para no saturar la agenda y no llegar ningún día a terminar tareas.
La idea detrás de esta herramienta es muy simple, pero profundamente efectiva: dedicar cada día un tiempo a aquello que quieres pedirte para tu vida a largo plazo.
Un día es como una vida en miniatura
Paso 5: PLANIFICACIÓN DIARIA (en la agenda o calendario móvil)
Este último paso consiste en lo siguiente: cada mañana reservar 10 minutos para planificar el día.
Es importante que lo hagas antes de comenzar cualquier actividad del trabajo, para tener la guía y la claridad de lo que quieres conseguir en ese día antes de comenzar con prioridades de otros.
Simplemente se trata de asignar un orden de prioridad a las tareas que ya has planificado en el paso 4 para el día actual, y hacerlas. En cada día incluirás también algunas tareas del trabajo o tareas que hayan surgido durante la semana, pero tratando siempre de liberar tiempo para las tareas del paso 4 (que serán idealmente muy pocas, pero importantes para ti).
Personalmente, selecciono cada día una actividad fundamental, la TAREA ROCA del día, para hacerla cuanto antes.
Nota: Los pasos 3, 4 y 5 tienen que ver con la ADMINISTRACIÓN y GESTIÓN PERSONAL, y te dan una idea de poner primero lo primero (lo importante no urgente).
A tener MUY en cuenta
Además, es importante tener en cuenta que hay que dejar flexibilidad y libertad para imprevistos cada semana, cambiar la planificación si es necesario, gozar de relaciones e interacciones con personas y disfrutar de experiencias espontáneas.
Las personas son más importantes que las cosas y si una interacción con una persona te lleva 1 o 2 horas más de lo que creías, no es tiempo perdido sino inversión en tu relación con esa persona.
Esto, como sabes, no significa alargar una reunión para hablar de temas de actualidad o banalidades que no llevan a ningún lado. Estoy seguro de que sabes diferenciar ambas cosas.
El objetivo PRIMARIO de esta herramienta son las RELACIONES y los RESULTADOS que obtienes realizando estos 5 pasos.
El objetivo SECUNDARIO es el tiempo que te lleva alcanzar esos resultados. Si planificas algo cada semana y consigues un 70%-80% en vez de un 100%, no es un problema. Sé flexible.
Ahora tú
El objetivo de cualquier artículo, video, libro o curso que compres no es adquirir conocimiento para tener un tema de conversación del que hablar con tus amigos o, mucho menos, dar consejos a nadie.
El único objetivo es que te sirva para tomar alguna nueva decisión y poner alguna idea aprendida en marcha.
Por otro lado, sabemos que cuando tenemos entre manos cualquier tarea que vemos larga o complicada (o que no nos apetece hacer), dividirla en subtareas y comenzar la 1ª de éstas con un primer paso sencillo es la mejor de las herramientas.
Una vez que pasas a la acción, la percepción de la tarea cambia. Cuando es un simple paso estarás más dispuesto a involucrarte 😉
Por tanto, te super invito a que comiences hoy (o mañana si cuando lees este post es ya de noche) simplemente con el primer paso: identificar tus roles.
¿Lo harás? ¿Quieres un mucho mayor control de tus días, o lo que es lo mismo, de tu vida? Pon en marcha esta herramienta, cada semana, y ve con tus propios ojos la diferencia. No hace falta que me des las gracias 😉
Muchas Gracias por el artículo Miguel Ángel. Muy útil para sentar las bases del la organización semanal.
Una pregunta: habría roles relacionados con el ocio o eso es obvio? Y luego roles relacionados con tareas diarias que uno ha de hacer( ir a la compra, limpiar la casa o cosas del estilo…).
Entiendo que esto es personal de cada uno pero me han salido unos diez roles haciendo la lista! .:-)
Por ejemplo aprendiz es un rol que uno puede querer desarrollar en ámbitos distintos que no tienen que ver unos con otros
Gracias
Hola María,
gracias por tu apreciación y por las preguntas. Este método de planificación está basado en metas personales que cada uno desea en sus diferentes roles, pero está abierto a las consideraciones de cada tipo de persona. En mi caso personal, el ocio es importante (el ocio bien seleccionado), y lo incluyo en el rol de «ser humano», pero desde luego que podrías incluir un rol llamado «Ocio» o «Entretenimiento». En mi caso, si esa semana voy a compartir ese ocio con mis hermanos, lo incluyo dentro de «yo como hermano». Hay múltiples posibilidades.
En cuanto a las tareas diarias, te comparto mi punto de vista y lo que yo hago. Como digo, este método es formidable para planificar metas personales a largo plazo e irlas distribuyendo poco a poco (mediante metas a corto plazo) durante las semanas. Sinceramente nunca he conseguido nada importante o he deseado alcanzar algo que estuviera relacionado con ir a la compra o limpiar la casa (tareas diarias), por lo que no las incluyo en esta planificación.
Sin embargo, estas tareas hay que hacerlas, por lo que las incluyo en la planificación semanal o diaria de cada semana. Ocurre lo mismo con las reuniones o tareas diarias del trabajo: teóricamente no se incluirían en la Agenda de 4º generación, ya que no son objetivos o deseos personales, pero van surgiendo durante la semana. Por tanto, se deben incluir en la planificación de esa semana, o del día en el que se lleven a cabo (que muchas veces no lo sabemos hasta el propio día).
Y como bien dices, el rol de aprendiz puede ser 1 sólo para una persona, y pueden ser 2 o 3 para otra (aprendiz en desarrollo personal, aprendiz en desarrollo profesional, por ejemplo). Divídelo como prefieras, esta herramienta permite total flexibilidad. Lo importante es que lo incluyas 😉
Espero haberte ayudado María.
Muchas gracias y un abrazo!!
Gracias, Miguel Ángel, lo leeré todo de nuevo para crear el orden en mi futuro próximo, me parece una excelente propuesta para ordenar mis días , semanas y meses; y dejando constancia (tomando notas) para poder evaluar y mejorar si fuera necesario mi vida diaria.
Genial muchas gracias y un abrazo grande.