“Novedosa solución asiática”: 6 simples pasos para no quedar nunca más como un desorganizado

¿Te ha pasado alguna vez que has quedado en hacer algo con alguien y no has hecho tu parte? ¿Y cuando tenías que llevarle algo a esa persona, te lo ha recordado y finalmente no se lo has llevado?

Está bien alguna vez pero ¿qué pasa cuando “ese algo” es importante para el otro?

Parto de la premisa de que no lo haces adrede. Se te olvida, bien sea porque tu memoria te jugó una mala pasada o porque no le diste demasiada importancia al asunto.

El problema es que a esas personas (que normalmente son amigos, familiares, conocidos, compañeros de trabajo, de clase…) les caes bien.

Ellos piensan: “pobre, no se acordó de ello y posiblemente no se volverá a acordar si se lo vuelvo a decir. Parece que no sabe cómo organizarse”.

He descubierto que es porque no estás a la última. Desconoces que hay un invento revolucionario que puede hacer acordarte de tus olvidos.

Que puede hacerte llegar a tiempo a tus citas y que, además, puede organizarte el día.

Qué robot más preciso ¿verdad? Un poco caro, grande y pesado debe de ser… Fíjate que terminé mi carrera de Ingeniería Industrial sin conocer este artilugio asiático de última generación.

Lo fácil que habría sido si hubiera sabido de su existencia.

No me enrollo más. Ha llegado la hora de presentarte este supermodelo atómico. Tiene 6 letras…

y se llama AGENDA.

 Tu mejor aliado en todo lo que hagas

Este post va dedicado a tod@s aquell@s que sientan que pueden darse por aludidos (aunque no les conozca y sin tener en mente a nadie, vaya esto por delante).

Hay un artilugio asiático que a mí me costó 3 euros (2,99 exactamente) y que permite recordarte aquello que se te va a olvidar (sí, yo también creo que tengo buena memoria).

El problema de confiar todo a la memoria es doble:

• Hay probabilidades (altas o bajas) de que se te olvide
• Utilizas espacio en tu mente para almacenar algo que vas a estar varias veces al día o a la semana recordando, con la pérdida de tiempo correspondiente

Mi recomendación: usa la tecnología asiática (cómprate una agenda, vaya) y establece el hábito de usarla a diario.

Me parece increíble que a día de hoy, con miles de apps gratuitas en el mercado, con Google calendar, con el calendario de Outlook, con agendas, bloc de notas, cuadernos,… todavía haya personas que no sepan cómo organizarse e intenten almacenar en su memoria lo que pueden almacenar un puñado de bits o unos cm de papel.

¿No te parece que es hora de cambiar esto?

Cómo organizarse utilizando la agenda efectivamente

Te confieso que los que me conocen dicen que soy un chico muy organizado. Creo que tienen razón. Pero no por ello creo que todos deban serlo al mismo nivel.

Si sigues leyendo te voy a mostrar los 6 pasos que debes seguir para que nunca vuelvas a quedar mal con nadie y ya de paso, planificar efectivamente tu día a día.

A continuación te voy a describir el uso efectivo que yo le doy a mi agenda. Primeramente te recomiendo que ésta sea de tamaño moderado o pequeño. La mía es exactamente como medio folio DIN A4 (la de la foto). 

Antes de leer estos 6 pasos, te descubro que el beneficio principal que obtendrás con la agenda es que vas a tiro hecho durante tu día, es decir, sólo piensas una vez.

El ser humano pierde mucha energía y fuerza de voluntad en estar constantemente decidiendo qué hacer en cada momento y en cómo organizarse.

Si sólo decides una vez (en 10-15 minutos máximo) estás ahorrando mucho tiempo y energía. Créeme que se nota la diferencia.

¿Cuándo planifico mi día?

Lo más recomendable es hacerlo la noche anterior o el mismo día por la mañana (como es mi caso). Reserva de 10 a 15 minutos para hacerlo. Este tiempo no es perdido, es sabiamente invertido en cómo organizarse.

Ahora sí, te dejo con los 6 pasos para llevar una vida más organizada.

Paso 1: Selecciona qué incluyes en tu día

En tu agenda puedes escribir 3 diferentes categorías:

1) Citas

Todas las reuniones, quedadas o encuentros que tengas con diferentes personas.

2) Recordatorios

Todas las tareas que no debes olvidar. Ejemplos:  hacer fotocopias antes de trabajar, dar los apuntes a un amigo, comprar comida antes de ir al gimnasio…

Aquí también debes anotar las tareas que no dependan de ti (que estés esperando una respuesta por parte de otra persona). Esto lo diferencias de las anteriores con un símbolo de interrogación al final.

Por ejemplo: si hoy es lunes y vas a preguntarle (o ya le has preguntado) a una amiga si quiere tomar café el jueves después del trabajo, en la página del miércoles puedes anotar “café a las 5?”.

De esta forma, cuando llegue el miércoles recordarás si te ha contestado tu amiga. En caso contrario, esto te recuerda que tenéis una posible cita el jueves y que tienes que preguntarle de nuevo.

3) Objetivos del día

Todas las tareas que debes y que quieres hacer en el día. Permíteme presentarte aquí la Matriz de Eisenhower:

La clave: Lo importante no urgente

La Matriz de Eisenhower refleja rápida y claramente los 4 tipos de tareas que puedes realizar en tu vida.

En el cuarto cuadrante, encontramos lo no importante y no urgente. Estas actividades no te proporcionan ningún avance en tu vida (nótese que presentan 1 sólo diamante). Son actos de:

♦ Entretenimiento (actividades placenteras –> TV , Facebook, Youtube, Whatsapp…)

♦ Trivialidades

♦ Trabajo improductivo

♦ Pérdidas de tiempo

♦ Algunos emails y llamadas

En el tercer cuadrante, encontramos lo no importante y urgente. Estas actividades las tienes que hacer, pero no son importantes en el devenir de tu vida, así que deberías darles la prioridad que se merecen (poca). Aquí encontramos (2 diamantes):

♦♦ Tareas inmediatas

♦♦ Algunas reuniones (yo diría que muchas)

♦♦ Interrupciones

♦♦ La mayoría de emails del trabajo

♦♦ Algunas llamadas

En el primer cuadrante encontramos lo importante y urgente. Estas actividades hay que hacerlas ya, pero no van a marcar tu futuro personal el día de mañana. Ejemplos (3 diamantes):

♦♦♦ Asuntos del trabajo “de alta urgencia” (incluye algunos emails y llamadas)

♦♦♦ Deadlines (fechas límite)

♦♦♦ Presiones de otros (en general)

El segundo cuadrante

Y he dejado para el final el segundo cuadrante, donde encontramos lo importante y no urgente. Estas actividades son las que dentro de unos años te alegrarás de haberlas realizado.

Son aquellas tareas que marcan la diferencia en tu persona, y que dependen de ti, no de otros. Son importantes para ti, no para otros.

¿Qué ocurre con estas actividades? Que no son urgentes, y por tanto, tendemos a obviarlas, olvidarlas, procrastinarlas (aplazarlas), y eso es un grave error. Ejemplos de estas tareas son (4 diamantes):

♦♦♦♦ Planificación de tu día/semana/mes/año/proyecto

♦♦♦♦ Establecer fuertes relaciones con otros (crecimiento social/emocional)

♦♦♦♦ Mantenimiento preventivo (descanso, limpieza, previsión de situaciones)

♦♦♦♦ Ocio bien seleccionado (diversión)

♦♦♦♦ Crecimiento físico (deporte, gimnasio, correr)

♦♦♦♦ Desarrollo mental (lectura, aprendizaje constante)

♦♦♦♦ Crecimiento espiritual (meditación, autoconocimiento, propósito de vida)

Como puedes observar, las actividades de los cuadrantes 1 y 3 actúan sobre ti y requieren de ti el ser reactivo.

En cambio, las actividades de los cuadrantes 2 y 4 las tienes que activar tú y por tanto, requieren que adoptes una conducta proactiva.

Por tanto en tu agenda anotarás tareas que DEBES hacer (cuadrantes 1 y 3) y tareas que QUIERES o DEBERÍAS hacer (cuadrante 2).

Recomendación: prioriza SIEMPRE que puedas las actividades importantes y no urgentes (cuadrante 2). Son las únicas que te harán crecer personalmente, y por tanto, profesionalmente.

Si hubiera que describir con una sola palabra cada cuadrante, serían éstas cuatro:

Paso 2: Clasifica tus actividades diarias en 4 categorías

Como señalé anteriormente, te invito a que en tu agenda incluyas citas, recordatorios y objetivos del día.

Te recomiendo encarecidamente que dividas el día (tal y como yo lo hago) en 4 columnas (social, profesional, personal y espiritual) y ubiques tus citas, recordatorios y objetivos en esas 4 categorías. Veamos un ejemplo de un día cualquiera:

Citas:

• Quedar con Susana a las 7 de la tarde para ir de compras.
• Ir con mis padres al banco antes de comer.

Recordatorio (con interrogante final):

• Me ha aprobado el jefe las vacaciones?

Objetivos:

• Correr 10 min antes del trabajo
• Leer 30 minutos antes de irme a la cama
• Terminar documento 1 en la oficina antes de ir a comer
• Marcar objetivos en el proyecto 1 nada más entrar en la oficina
• Meditar 10 minutos en casa cuando vuelva del trabajo
• Descansar 10 minutos cada cierto tiempo de trabajo
• Escribir a mi amigo Juan a ver qué tal le va

Ahora vamos a clasificar esto en las 4 categorías propuestas:

1) SOCIAL

• Escribir a mi amigo Juan a ver qué tal le va
• Quedar con Susana a las 7 de la tarde para ir de compras
• Ir con mis padres al banco antes de comer

2) PROFESIONAL

• Terminar documento 1 en la oficina antes de ir a comer
• Marcar objetivos en el proyecto 1 nada más entrar en la oficina
• Descansar 10 minutos cada cierto tiempo de trabajo

3) PERSONAL

• Me ha aprobado el jefe las vacaciones?
• Correr 10 min antes del trabajo
• Leer 30 minutos antes de irme a la cama

4) ESPIRITUAL

• Meditar 10 minutos en casa cuando vuelva del trabajo

NOTA: el paso 1 y 2 se pueden hacer a la vez, así ahorrarás tiempo 🙂

Paso 3: Incluye al menos una tarea del cuadrante 2 en cada categoría

Esto es lo que va a marcar la diferencia querid@ amig@.

Es evidente que tendrás varias tareas urgentes e importantes o incluso urgentes y poco importantes en tu día a día, pero DEBES incluir tareas importantes pero no urgentes en tu día.

Si lo haces todos los días ten por seguro que crecerás notablemente.

¿Y en qué creceré?

Crecerás personalmente, lo cual lleva implícito que crecerás profesionalmente.

Las personas que llegan a puestos mayores en sus empresas, o que encuentran mejores trabajos en otras compañías, sin duda han aprendido cómo organizarse y además saben más que los que no los encuentran (crecimiento mental).

O quizás tienen más contactos que los demás (crecimiento social), o quizás han desarrollado una resiliencia (resistencia a las adversidades) que los demás no tienen (después de haber “fracasado” en decenas de entrevistas anteriores)

O quizás tienen un dominio de sus emociones corporales que hacen que puedan dar el 100% en una entrevista de trabajo.

Pero también puedes crecer profesionalmente de otro modo.

Si te empiezas a preguntar qué quieres realmente hacer en la vida con las capacidades y talentos que posees, quizás te des cuenta de que no vas bien encaminado y decidas cambiar de tipo de trabajo o de tipo de vida y encuentres de alguna forma otra salida profesional que nunca antes habías contemplado.

Para esto te recomiendo la lectura de este corta guía gratuita en formato pdf que escribí para ti con las 15 mejores técnicas que conozco para descubrir tu propósito en la vida (igual que hice yo).

En cuanto al crecimiento personal en sí mismo, obtendrás una salud, energía y productividad nada comparables con las que ahora posees. Un ejemplo de ello soy yo 🙂

Una tarea en cada categoría

Teniendo claro lo anterior, en este paso 3 te propongo incluir una tarea del cuadrante 2 en cada una de las 4 categorías. Siguiendo con el ejemplo, he resaltado en color rojo dichas actividades:

SOCIAL

• Escribir a mi amigo Juan a ver qué tal le va (fortalecer relaciones sociales)
• Quedar con Susana a las 7 de la tarde para ir de compras
• Ir con mis padres al banco antes de comer.

PROFESIONAL

• Terminar documento 1 en la oficina antes de ir a comer
• Marcar objetivos en el proyecto 1 nada más entrar en la oficina
• Descansar 10 minutos cada cierto tiempo de trabajo (mantenimiento preventivo)

PERSONAL

• Me ha aprobado el jefe las vacaciones?
• Correr 10 min antes del trabajo (desarrollo físico)
• Leer 30 minutos antes de irme a la cama (desarrollo mental)

ESPIRITUAL

• Meditar 10 minutos en casa cuando vuelva del trabajo (desarrollo espiritual)

En este caso tendríamos 5 tareas del cuadrante 2, pero como puedes ver, al menos una en cada categoría.

Personalmente incluyo todos los días varias actividades importantes y no urgentes en las categorías PERSONAL y PROFESIONAL, lo cual aumenta en gran medida mi crecimiento personal y profesional cada semana.

Aún así no dejo la dimensión SOCIAL y ESPIRITUAL de lado. No me creas y pruébalo tú mismo.

Paso 4: Prioriza tus tareas

La siguiente etapa es definir tus prioridades en el día. Como ya hemos visto, las tareas importantes y urgentes son las que debes realizar ya, pero procura distinguir bien qué es urgente.

Una técnica muy buena es la del café caliente: deja esa tarea unos minutos (enfriar el café) y si sigue quemando entonces esa tarea requiere de tu atención ya mismo.

Por experiencia te puedo decir que varias veces las tareas “urgentes” para otros (normalmente en el trabajo) han dejado de serlo al cabo de unos 10 minutos, ya que muchas veces estaban mal diseñadas, o es mejor que las haga otra persona, o “no, mejor no lo hagas ahora”, o “pontee a hacer esto primero”.

En las prioridades de tu agenda debes establecer siempre que puedas TUS prioridades por encima de las prioridades de OTROS.

Habrá casos en los que no te quede más remedio que obedecer al jefe o a un cliente, pero organiza tu día en base a lo que PARA TI es importante, que deberían ser tareas del cuadrante 2 de la matriz.

Al final del día, la clave está en haber realizado TODAS tus tareas de cuadrante 2 (las marcadas en rojo en el paso 3). Las que yo llamo Game Changer.

Esencialmente, una tarea Game Changer es aquella que no puedes saltarte si quieres irte a dormir. No es necesario que te dé tiempo a terminar todas las otras tareas, pero no te puedes ir a la cama sin haber realizado las actividades de cuadrante 2.

Siguiendo esta filosofía notarás grandes resultados pronto. Todo depende de tu grado de disciplina.

Paso 5: Asigna un tiempo a cada tarea

Una vez priorizadas tus tareas, asígnalas un tiempo aproximado para su ejecución.

No sabes lo productivo que puedes llegar a ser si antes de empezar cualquier tarea le asignas un tiempo realista para su ejecución. Esto hace que no te disperses, divagues o trabajes al 50% de tu capacidad.

Al principio no seas muy exigente con los intervalos de tiempo, todo es cuestión de conocerte mejor y de afilar la precisión con la experiencia.

Paso 6: Controla y reformula si hace falta

Y ya estamos en la última etapa, lo de controlar cómo va el proceso entero. Al cabo de varios días empezarás a sacar conclusiones sobre si tu planificación diaria es muy exigente o no, si te da tiempo a hacer todo o no, si sigues lo que has escrito o no.

Date cuenta de que es un ejercicio de coherencia personal. Si no haces lo que tú mismo has dicho que harías, hay algo mal ahí dentro.

Esto no significa que te dé tiempo a hacer todos los días lo que has escrito en la agenda.

Significa que si has escrito ir al gimnasio después de trabajar, lo haces, porque te has comprometido contigo mismo a hacerlo. No hay excusas.

Ahora bien, puede pasar (de hecho me ocurre casi todos los días) que a lo largo del día surjan imprevistos o haya tareas que finalmente llevan más tiempo del que en un principio asignaste a ellas.

La solución: reformula sobre la marcha.

Elimina tareas que puedas aplazar para otro día (que no sean del cuadrante 2), cambia el tiempo total que habías destinado a alguna tarea de menor importancia o busca el modo de hacer alguna tarea restante en menos tiempo.

Reformular tu planificación inicial es lo más normal que te puede ocurrir, al igual que ocurre con cualquier proyecto empresarial. 

Saber cómo organizarse al gestionar los cambios del día te hará ganar una buena habilidad profesional.

Aún con estos imprevistos, la planificación inicial realizada es un buen marco de referencia para saber qué tienes y qué quieres hacer en el día.

Conclusión

Puede que te resulte complicado esto de planearte el día o que es algo que lleva mucho tiempo. Realmente es fácil y rápido para los grandes resultados que produce saber cómo organizarse.

Utilizando tu agenda a diario serás una persona organizada, y recuerda que para llevar una vida organizada, tus días deben ser organizados, porque como vives tus días así vives tu vida.

Eso sí, no te obsesiones si no llegas a completar todas las tareas que en un principio incluiste en tu agenda para el día de hoy (¡ojo, las importantes y no urgentes deben estar terminadas!).

Una recomendación que te sugiero es no centrarte sólo en el número de actividades que no te ha dado tiempo a terminar, sino también en las que has finalizado con éxito.

Con un poco de experiencia en este hábito te sorprenderás de la cantidad de cosas que puedes hacer al cabo del día. ¡Ánimo!

Personalmente encuentro la agenda más útil que Google Calendar o cualquier App de móvil, ya que la escritura a mano  tiene un carácter psicológico que ayuda a realizar lo que escribeste.

Ahora ya no tienes excusa para decirle mañana a tu mejor amig@: “se me ha olvidado”.

Un placer escribir para ti, amig@.

Miguel Ángel

Ahora tú

¿Usas actualmente agenda o eres de los que todavía confía todo a la memoria? ¿Te parece importante aprender cómo organizarse cada día?

Cuéntame tu opinión aquí abajo, me gustaría conocerla. Un abrazo.

¿Te ha gustado el post? ¡Puntúalo!